Tutoweb, l’outil web de préparation au concours d'accès aux études médicales

Tutoweb est l'outil web du Tutorat Santé Lorraine* qui permet d'assurer l'égalité des chances au concours d'accès aux études médicales de fin de première année.
 

LE CONCEPT

Développé pour l'association Tutorat Santé Lorraine*, l'outil web Tutoweb est une combinaison de site Internet, d'Extranet métier, de boutique en ligne et de développements spécifiques réalisés sur la base d'un CMS polyvalent et open-source.
Son rôle : être un outil de réussite dans la préparation du concours de fin de première année pour une des 3 plus importantes PACES* de France. Derrière le site web classique se cache en effet tout un ensemble de fonctionnalités dédiées aux PACES* des campus de Nancy et Metz.
 

L'OUTIL

Lors du travail sur le cahier des charges, les ambitions étaient multiples et à plusieurs niveaux :
tout d'abord, mettre en place un outil internet qui réponde aux standards du web actuel et en phase avec la cible : des jeunes étudiants de moins de 20 ans avec une spécialisation scientifique. Cela voulait donc dire un site responsive design, avec une expérience utilisateur (UX) fortement orientée mobile. Une approche multi device a abouti à des maquettes fonctionnelles (également appelées « mockups » ou « wireframes ») puis à des maquettes graphiques soumises à chaque étape à un panel d'utilisateurs (comité de pilotage et bureau élargi).
Le second enjeu était au niveau des fonctionnalités spécifiques attendues avec l'organisation sur 2 villes et 4 campus de :

• la gestion des inscriptions initiales (commande en ligne, récépissé…) et complémentaires
• la gestion des « colles » (on y revient au point suivant) y compris l'import des données de résultats des colles « papier » et la restitution des classements.
• la gestion des QCM : édition des questions-réponses, les droits d'utilisation (nombre, délais)…
• la gestion des « polys », des salles (volume, répartition), des tuteurs…
• et bien d'autres choses encore.
   

LA SPECIFICITE

Le troisième enjeu concernait la robustesse de l'outil au niveau des développements spécifiques et notamment concernant les « colles » (examens en commun sur une durée limitée) : il fallait pouvoir garantir la rapidité de traitement et l'absence de déni de service pour ces très fortes périodes d'activité (près de 2000 inscrits). Ce point a été pris en charge dans le cadre d'un travail d'optimisation du code informatique et de l'hébergement de la solution sur un serveur performant.
Enfin, le dernier point touche aux gestionnaires du site : ce sont des étudiants bénévoles qui sont renouvelés chaque année. Il était donc primordial que l'outil soit conçu pour une gestion simple dans toute la partie backoffice, avec des menus clairs et dédiés aux différentes fonctions développées. Ainsi, une courte formation annuelle permet le passage de témoin dans les meilleures conditions.

BILAN

Après le recul d'une année scolaire pleine et une transition d'administrateurs réussie, quelques évolutions et améliorations sont à l'étude pour optimiser l'efficacité de l'outil dès la rentrée 2018.

TEMOIGNAGE CLIENT

Genay Elodie, secrétaire du bureau et administratrice de Tutoweb

« Lors de la rentrée, le nouveau bureau a pris en charge l'outil Tutoweb mis en place par l'équipe précédente. Après une courte période d'adaptation, nous avons été opérationnels sur l'ensemble de la gestion des services assurés par le site qui est très intuitif et ergonomique. Neftis, qui a réalisé le projet et l'héberge, est toujours disponible et à notre écoute.»